ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Документация в управлении организации - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике­­­. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.

Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

• Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
• Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
• В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;
• В-четвёртых, механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологиейформирования организационных систем.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

• ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА, ЕГО ВИДЫ И ФОРМЫ

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем.

Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Официальный документ – это документ, имеющий права на исполнение в организации созданный юридическим или физическим лицом оформленный и удостоверяющий в установленном порядке.

Важнейшим внутренним признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут, подвергается административным вопросам, материально – техническому снабжению, планированию, оперативной деятельности, бухгалтерскому учету, подготовки и расстановки кадров.

Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

• юридическая сила;
• оригинальность;
• подлинность.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными:

• по месту составления: внутренние, внешние;
• по содержанию: простые, сложные;
• по форме: индивидуальные – когда содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;

трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;

типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все типовые, трафаретные документы печатаются трафаретным способом;

• по срокам исполнения: срочные, несрочные;
• по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными.
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;
• по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

• РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Документация в управлении организации - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.

Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;

В-четвёртых, механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

• КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

-  По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу и т.д.

-  По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

-  По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

-  По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

-  По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

-  По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами

         - По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

  По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

-  По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

-  По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат.

Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.

Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему.
Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.