Система должна быть легкоуправляемой, не требующей переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения.

В условиях МБОУ СОШ №13 г.Губкина в настоящее время отсутствует единая система обработки данных документооборота и система формирования отчетной информации. Для хранения информации в МБОУ СОШ №13 г.Губкина  Интегратор. Файл базы данных хранится на сервере (файловый сервер) [1]. В файле содержатся данные, которые логически представляются в виде таблиц, запросы для работы с информацией, формы для ее ввода и просмотра, отчеты для печати данных и процедуры для обработки данных. Для работы на каждой рабочей станции установлен Интегратор. Недостаток этой системы в том что, запрос выполняется на компьютере отдельного пользователя. Для этого все таблицы, в которых содержится необходимая информация, пересылаются пользователю, а затем уже из них выбираются необходимые записи. Такие условия требуют мощные вычислительные ресурсы компьютера пользователя, и увеличивают сетевой трафик, тратится большое количество времени для получения необходимой информации.

Сотрудники учебного отдела МБОУ СОШ №13 г.Губкина в течение дня обрабатывают большое количество информации. Однако для некоторых документов отсутствует автоматизированная обработка, что является причиной высоких затрат труда работников. Для поиска данных, хранящихся в бумажном виде в архивах необходимо вручную просматривать распечатанные документы. Это влечет за собой огромные потери времени и труда работников.

Схема документооборота в рамках технологии работа администратора средней школы приведена в таблице 2.

Таблица 2 -  Схема документооборота в рамках технологии работы администратора средней школы

Далее проведем анализ существующих информационных систем образовательных учреждений и определим стратегию автоматизации.